Sanal ofis kiralama sistemi, yasal olarak adres belirtme zorunluluğunu gidermek için var olmuş bir uygulamadır.
Şirket kurulumu yapmak isteyen kişilerin ister anonim ister limited ister şahıs şirketi olsun, tebligat adresi olarak kullanacağı bir adrese sahip olması gerekmektedir. Bu adresin de Vergi Dairesi’ne ibraz edilmesi gerekmektedir. Bu yasal adres şirket adresiniz sayılacaktır. Türk Ticaret Kanunu’nda iş adresinin kısıtlayıcı bir maddesi bulunmamaktadır. Dolayısıyla sanal ofis kiralama hizmeti yasaldır.
Türk Ticaret Kanunu’nda yer alan, firmaların yasal adres gösterme zorunluluklarından dolayı şirketler sanal ofis kurmak istemektedirler. Şirket sahiplerinin mekana bağlı olmadan ofis ve yerel adreslerini prestijli alanlarda konumlandırmaları işletme masraflarının azaltılması konusunda da fırsat sunmaktadır.
Sanal ofis şirket kuruluşu için öncelikle sanal ofis ile kurulacak şirket sahipleri bir anlaşma yapmalıdır. Sunulan hizmetler ve hizmet bedelleri konusunda anlaşmaya varılmalıdır. Yapılan anlaşmadan sonra sanal ofis hizmeti veren firma, adresinin kullanılmasına izin verecek ve sanal ofis kurma sürecini başlatacaktır.
Anonim, limited ve şahıs şirketlerinin kuruluş aşamaları düşünüldüğünde, sanal ofis tercih edilmesi durumunda gerçek veya tüzel kişiler için değişecek tek nokta; adres olarak sanal ofis hizmeti veren firmanın adresini yazmak olacaktır.